Site yönetimlerinde en önemli süreçlerden biri, yılda en az bir kez yapılan kat malikleri kurulu toplantısıdır. Bu toplantılar yalnızca yöneticinin seçildiği veya aidatların belirlendiği toplantılar değildir. Sitenin geleceğini ilgilendiren birçok kararın alındığı, yönetimin hesap verdiği ve kat maliklerinin görüşlerini ortaya koyduğu önemli bir süreçtir.
Peki bu toplantı nasıl yapılmalı?
Öncelikle toplantının tarihi ve gündemi kat maliklerine usulüne uygun şekilde bildirilmelidir. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre toplantı çağrısının, toplantı tarihinden en az 15 gün önce yapılması ve çağrıda toplantının yeri, saati ve gündeminin belirtilmesi gerekir. İlk toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının tarihinin de çağrıda belirtilmesi gerekir.
Toplantı günü geldiğinde ise öncelikle toplantı ve karar yeter sayıları değerlendirilir. Görüşülen konular ve alınan kararlar açık bir şekilde tutanağa geçirilir. Karar defterine yazılan kararların imzalanması, ileride ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkların önlenmesi açısından büyük önem taşır.
Peki toplantıya katılmayan kat maliklerinin durumu ne olacak?
Alınan kararların, toplantıya katılmayan maliklerin de bilgi sahibi olabileceği şekilde duyurulması önemlidir. Günümüzde bunun için yazılı bildirim, elektronik posta veya yönetimin kullandığı güvenilir iletişim kanalları kullanılabilir. Ancak önemli olan, kararın gerçekten ilgili kişiye ulaştığının gerektiğinde ortaya konulabilmesidir.
Bir başka önemli konu ise kararlara karşı başvuru süresidir. Kat Mülkiyeti Kanunu, bazı durumlarda kat maliklerine mahkemeye başvurma hakkı tanımaktadır. Toplantıya katılan ve karara aykırı oy kullanan malik için karar tarihinden itibaren bir aylık süre söz konusu olurken, toplantıya katılmayan malik açısından süre kararı öğrenme tarihinden itibaren işlemektedir. Bununla birlikte kanunda altı aylık bir üst süre de bulunmaktadır.
Sonuç olarak, yıllık toplantı yalnızca bir formalite değildir. Çağrısı, gündemi, toplantısı, tutanağı, kararı ve bildirim süreciyle bir bütündür. Usulüne uygun yapılan bir toplantı, hem yönetimin elini güçlendirir hem de kat maliklerinin haklarını korur.
