2015 yılında tutulacak defterler ve tasdik durumları 2014 yılının son günlerini yaşadığımız bu dönemde işletmeler için önemlilik arz etmektedir. Defter tasdiklerinin yaptırılmamış olması, ilgili defterlerin herhangi bir yasal çekişme ve uyuşmazlıkta ilgili mahkemeler tarafından delil olarak görülmemesine sebep olmaktadır. Bu yazıda 2015 yılı açılış tasdikleri ve 2014 yılı kapanış tasdikleri 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununa göre özetlenecektir.
Defter tutma yükümlülüğü, 6012 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64. Maddesinde düzenlenmiş bulunmaktadır. Kanuna göre her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu na göre tacirler; yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebiri tutmak zorundadırlar. Ticaret Şirketleri ise; yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir, genel kurul toplantı ve müzakere defteri, pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri (Limited şirketlerde; müdürler kurulu karar defteri[1]) tutmak zorundadırlar.
Bahsi geçen defterlerin ilk tasdiki, açılışta kullanılmaya başlamadan önce ya da kuruluş sırasında noter tarafından, ticaret şirketlerinde ise noterler veya Ticaret Sicil müdürleri tarafından yapılacaktır. Ancak, ticari şirketlerde açılış tasdiklerinin noterlikte yapılması durumunda Ticaret Sicil Tasdiknamesinin ibraz edilmesi istenmektedir.
İzleyen dönemlerde açılış tasdiklerinin her hesap döneminde yapılması zorunlu olan defterler; Yevmiye defteri, Envanter defteri, Defteri kebir ve Yönetim kurulu karar defteri ya da müdürler kurulu karar defteridir. İzleyen dönemde yeteri kadar yaprağı bulunmak kaydıyla, açılış tasdiki yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilecek defterler ise; pay defteri ve genel kurul müzakere defteridir. İzleyen dönemlerde açılış tasdikleri, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Ancak, defter yaprağı bulunması halinde, tasdiki mecburi olan defterler, yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde de onay yenilemek suretiyle kullanılabilirler.
Dönem sonu kapanış tasdiki yapılacak defterler ise; Yevmiye defteri ve Yönetim Kurulu ya da kullanılıyorsa Müdürler Kurulu karar defteridir. Yevmiye Defterinin kapanış tasdikinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar, Yönetim Kurulu karar defteri kapanış tasdikinin ise, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar yaptırılması gerekmektedir.
Önemle belirtmek gerekir ki; ticaret şirketleri ve tacirler tutmakla yükümlü oldukları ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl süreyle saklamakla yükümlüdürler. Bu süre, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitmesiyle başlar.
[1] Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.