Türkiye’de ticaret hayatında dijitalleşme süreci hızla ilerliyor. Resmî belgelerin elektronik ortama taşınması, hem bürokratik yüklerin azaltılması hem de denetim süreçlerinin daha şeffaf hale gelmesi bakımından önemli bir adım olarak değerlendiriliyor. Bu kapsamda, 14 Şubat 2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan ve 1 Temmuz 2025 itibarıyla yürürlüğe giren tebliğ ile şirketlerin pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutmaları zorunlu hale getirilmişti.
Ancak bu genel düzenlemenin ardından, bazı sektörlerin yapısı ve güvenlik ihtiyaçları doğrultusunda istisnaların belirlenmesi gerekti. 4 Ağustos 2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan değişiklik tebliği, tam da bu ihtiyaca cevap vermek üzere hazırlandı. Yapılan düzenleme ile özellikle yönetim kurulu karar defteri, bazı kurum ve kuruluşlar açısından elektronik ortam zorunluluğunun dışında bırakıldı.
Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu’nun denetimi altında faaliyet gösteren bankalar, varlık yönetim şirketleri ile finansal kiralama, faktoring ve tasarruf finansman şirketleri, bundan böyle yönetim kurulu karar defterlerini elektronik ortamda tutma yükümlülüğünden muaf olacak. Bu kurumlar söz konusu defteri fiziki ortamda tutmaya devam edebilecek. Burada amaç, finans sisteminin güvenliğini riske atabilecek olası dijital tehditleri en aza indirmek ve bu alanda ihtiyatlı bir yaklaşım sergilemektir.
Benzer şekilde, savunma sanayii alanında faaliyet gösteren bazı şirketler de düzenlemenin kapsamı dışında tutuldu. Savunma Sanayii Başkanlığı ile Türk Silahlı Kuvvetlerini Güçlendirme Vakfı’nın doğrudan veya dolaylı iştirakleri, EYDEP A sertifikasına sahip firmalar ve Savunma Sanayii Başkanlığı projelerinin ana yüklenicileri, yönetim kurulu karar defterini elektronik ortamda tutma zorunluluğundan muaf olacak. Bu şirketler, Savunma Sanayii Başkanlığı’ndan alacakları belgeyle muafiyetlerini tevsik ederek fiziki defter uygulamasını sürdürebilecek.
Düzenleme yalnızca mevcut şirketleri değil, sonradan bu kapsam içine girecek olanları da kapsıyor. Daha önce elektronik deftere geçmiş olan bir şirket, eğer muafiyet şartlarını taşımaya başlarsa, elektronik defterini kapatarak noter aracılığıyla fiziki defter açılış onayı yaptırabilecek. Aynı şekilde, muafiyet şartlarını kaybeden bir şirket de belirlenen süre içerisinde yeniden elektronik deftere geçmek zorunda kalacak. Bu geçiş mekanizması, mevzuatın esnekliğini ve farklı sektörlerin ihtiyaçlarına uyum sağlama kabiliyetini ortaya koyuyor.
Yönetim kurulu karar defteri bakımından getirilen istisnalar, kontrollü ve sektörün özelliklerine duyarlı bir şekilde ilerlediğini gösteriyor. Bankacılık ve savunma sanayii gibi stratejik öneme sahip alanlarda fiziki defterlerin sürdürülmesi, bu alanlarda veri güvenliğinin ve gizliliğin öncelikli olduğunu bir kez daha teyit ediyor.