1- Puvantaj Defteri
Bir şantiyede çalışan her türlü personelin bir aylık mesai hareketlerini gösteren ve onlara ödenen aylık ya da ücrete esas teşkil eden defterdir.
Puvantörler, kendilerine görev olarak verilen iş sahasında bilfiil çalışmakta olan işçi, taşıt aracı ve makine miktarını, işlerin ve işçilerin de ayırımını yapmak suretiyle puantaj defterine kaydederler. İstenilmesi halinde, belirli zamanlarda işçilerin ve nakil vasıtalarının gündelik ve ücretlerini de bu deftere kaydederler. Puvantajların sıhhatli bir şekilde düzenlenmesi, ödemeye esas bir belge olması yönünden önem taşıdığından, idarecilerin puvantaj konusu ile yakından ilgilenmeleri gerekir.
2- Rölöve Defteri
Kesin projesi mevcut olmayıp, sözleşme ve eki şartnameler gereğince tiplere göre yapılan sanat yapıları ile her türlü inşaatın temel üst yüzünden aşağıdaki kısımlarının kayıtlarını tespit için kullanılan defterdir.
Bu defter ataşmanın esasını teşkil eder. Müteahhit ile mühendis arasında ortak olarak bilinmesi ve unutulmaması gereken herşeyi yazmak için kullanılır. Aylık istihkak raporlarının düzenlenmesinde gerekli olan ölçülerde kayıt defteri olarak da yararlanılır.
Herhangi bir yangın, kaybolma vs. durumlarındaki tehlikelere karşı rölöve defterleri üç nüsha olarak düzenlenmekte ve bir nüshası müteahhide verilmektedir.
Adeta mühendisin resmi bir akıl defteri olan rölöve defterinin ilk sayfasına hangi tarihte verildiği ve kaç sayfadan ibaret olduğu, kime verildiği ve ilgili idarenin adı yazılır. Defterin sayfa numaraları yan yana iki sayfa bir tek sayfa hesabıyla verilmektedir. Sayfanın sol kısmında inşaat veya ihzaratın yerini gösteren iki kolon ile açıklama kolonu ve yapılan ölçülerle tespit edilen sayı ve kayıt kolonları vardır. Açıklama kolonuna yazı yazılabildiği gibi, yardımcı hesap, numara veya işaret gibi şeyler de yazılabilir.
3- Ataşman Defteri
Ataşman defteri resmi bir protokol defteridir. Davalarda kanıtlayıcı bir resmi belge kabul edilir. Uzun yıllar saklanması ve yapıyı işletecek olana devredilmesi gerekir.
Ataşman defterine kaydedilecek bilgiler rölöve defterinden alınır. Bu kayıtların en kısa zamanda deftere işlenmesi ve müteahhide imzalattırılması gereklidir. Defterin bir tarafına plan ve kesitlerle rölöve ölçüleri, diğer tarafına ise yapılan işin hacmi ve sathı hesaplanarak metrajları kaydedilir. Aynı sıraya birim fiyatları ve ölçü birimleri de eklenir.
Ataşman defterinde de, rölöve defterinde olduğu gibi, ilk sayfasında, defterin hangi tarihte verildiği, kaç sayfadan ibaret olduğu, ilgili idarenin adı ve kime verildiği yazılır. Ataşman defterinin sayfa numaraları yan yana iki sayfa bir tek sayfa şeklinde verilmektedir.